Leerstand: Laufende Kosten und fehlende Mieten erfassen

Statt bei jeder Bankkontrolle fehlende Mieten und laufende Ausgaben zusammenzusuchen, führen Sie für jede leerstehende Einheit eine eigene Leerstandsübersicht. Trennen Sie darin tatsächliche Zahlungen, entgangene Mieterträge und offene Forderungen aus bestehenden Mietverhältnissen – so erkennen Sie Ihre finanzielle Belastung, ohne Leerstand mit Mietrückstand zu verwechseln.

TL;DR

• Leerstandskosten erfassen Vermieter getrennt von entgangenen Mieterträgen und bestehenden Mietforderungen.
• Excel eignet sich als Ausgangsliste, wenn Zeitraum, Belege und Zahlungsstatus eindeutig zugeordnet sind.
• Eine kalkulatorisch fehlende Miete ist kein Zahlungsausgang und nicht automatisch eine offene Forderung.
• Beim Mietbeginn schließen Sie die Leerstandsübersicht und führen die Zahlungskontrolle im Mietkonto weiter.

Warum diese Trennung für Ihre Vermietung wichtig ist

Eine Wohnung steht leer, die Vorschreibung für das Gebäude läuft weiter, und vom ausgezogenen Mieter fehlt noch eine Zahlung. Wenn alles unter „Mietausfall“ landet, sehen Sie weder die laufende Belastung noch den tatsächlich offenen Betrag. Für Ihre interne Übersicht sind das unterschiedliche Vorgänge.

Erfassen Sie Leerstand als eigenen Zeitraum, nicht als fiktiven säumigen Mieter. Eine erwartete Miete dient Ihrer Planung; eine bestehende Forderung braucht dagegen eine konkrete Grundlage. Eine Abbuchung auf Ihrem Bankkonto dokumentiert wiederum einen tatsächlichen Geldabfluss.

Beim Übergang zwischen zwei Mietverhältnissen hilft die Mieterwechsel-Checkliste für Zahlungen und Vertragsdaten. Damit halten Sie Vertragsdaten, Übergaben und Zahlungsstände auseinander, bevor Sie die Leerstandsübersicht für 2026 beginnen.

Bevor Sie starten

• Unterlagen zusammenstellen: Halten Sie Vertragsdaten, Übergabeunterlagen, Kontoauszüge, laufende Vorschreibungen und Rechnungen zur betroffenen Wohn- oder Gewerbeeinheit bereit. Für entgangene Mieterträge brauchen Sie außerdem einen ausdrücklich gekennzeichneten Planwert.
• Eine eindeutige Zuordnung festlegen: Verwenden Sie für jede Einheit dieselbe Bezeichnung in Ihrer Übersicht und bei den zugehörigen Belegen. Legen Sie fest, wer Zahlungen ergänzt und wer ungeklärte Positionen prüft.
• Den entscheidenden Stolperstein ausschließen: Ein fehlender Bankeingang beweist keinen Leerstand. Prüfen Sie zuerst den Vertragsstatus; eine ungenutzte Einheit mit bestehendem Mietvertrag darf nicht allein deshalb als Leerstand behandelt werden.

Die folgende Vorlage ist eine interne Arbeitsübersicht, keine steuerliche Berechnung und keine rechtliche Bewertung. Ob einzelne Beträge geschuldet, weiterverrechenbar oder steuerlich zu berücksichtigen sind, prüfen Sie gesondert anhand der Unterlagen und der aktuellen österreichischen Rechtslage.

Zeitraum festlegen

Einheit und Vertragsgrenzen

1. Einheit benennen. Tragen Sie Adresse und eindeutige Einheitenbezeichnung ein. Bei mehreren vermieteten Objekten reicht eine Bezeichnung wie „Wohnung oben“ nicht aus, wenn sie mehrfach vorkommt.
2. Vertragsdaten abgleichen. Dokumentieren Sie das Ende des bisherigen und den Beginn des nächsten Mietverhältnisses. Erfassen Sie die tatsächlichen Übergabetermine daneben, statt sie stillschweigend mit den Vertragsdaten gleichzusetzen.
3. Leerstandszeitraum abgrenzen. Halten Sie fest, welchen Zeitraum Ihre interne Auswertung als Leerstand betrachtet. Wenn Vertragsende, Rückgabe und Beginn von Arbeiten auseinanderfallen, dokumentieren Sie diese Abweichung ausdrücklich.
4. Prüfstatus ergänzen. Kennzeichnen Sie ungeklärte Daten als offen. Ergänzen Sie eine konkrete Aufgabe, etwa „Rückgabeprotokoll abgleichen“, statt ein geschätztes Datum als gesichert einzutragen.

Ergebnis: Für jede Einheit steht fest, welcher Zeitraum ausgewertet wird und welche Daten noch zu prüfen sind. Alte Mietforderungen bleiben dem bisherigen Mietverhältnis zugeordnet.

Legen Sie für Ihre Auswertung 2026 außerdem einen Stichtag fest. Ohne Stichtag vergleichen Sie sonst eine bereits abgeschlossene Leerstandsphase mit einer laufenden Phase, deren nächste Rechnung noch nicht eingetroffen ist. Notieren Sie deshalb neben dem Zeitraum auch das Datum der letzten Bearbeitung.

Ausgaben erfassen

Zahlungsübersicht und Belegzuordnung

1. Eine eigene Zeile je Vorgang anlegen. Verwenden Sie selbst definierte Spalten wie Einheit, Leistungszeitraum, Kostenart, Betrag laut Beleg, Zahlungsdatum, Belegverweis und Prüfstatus. Diese Bezeichnungen sind eine Vorlage für Ihre Arbeitsliste, keine Produktfelder.
2. Laufende und einmalige Ausgaben kennzeichnen. Trennen Sie wiederkehrende Belastungen von einzelnen Arbeiten rund um den Mieterwechsel. Fassen Sie Reinigung, Reparatur und laufende Vorschreibung nicht in einer unbeschrifteten Sammelposition zusammen.
3. Zahlungen mit Belegen abgleichen. Ordnen Sie jeder erfassten Abbuchung den passenden Beleg zu. Liegt eine Rechnung vor, die noch nicht bezahlt ist, kennzeichnen Sie sie als offen und zählen sie nicht zugleich als bereits abgeflossenes Geld.
4. Sammelbeträge nachvollziehbar aufteilen. Betrifft eine Rechnung mehrere Einheiten oder Zeiträume, halten Sie den verwendeten Aufteilungsschlüssel fest. Fehlt eine tragfähige Zuordnung, bleibt der Betrag zunächst als ungeklärt stehen.

Ergebnis: Sie sehen, was während des Leerstands tatsächlich bezahlt wurde, welche Rechnungen noch offen sind und welche Beträge eine Zuordnung brauchen.

Die Anleitung zum Ordnen von Betriebskostenbelegen unterstützt die Belegablage. Die Zuordnung in Ihrer Leerstandsübersicht entscheidet jedoch nicht darüber, ob eine Position rechtlich als Betriebskosten gilt oder weiterverrechnet werden darf.

Vorlage für die monatliche Übersicht

Bereich	Was Sie eintragen	Was nicht hineingehört
Bezahlte laufende Ausgaben	Tatsächliche Zahlungen mit Beleg und Zeitraum	Unbezahlte Rechnungen ohne Kennzeichnung
Offene Rechnungen	Noch nicht bezahlte Verpflichtungen mit Prüfstatus	Erneute Erfassung bereits bezahlter Beträge
Einmalige Maßnahmen	Belegte Arbeiten mit Bezug zur Einheit	Unbelegte Pauschalen
Entgangene Mieterträge	Ausdrücklich gekennzeichnete Planwerte	Automatisch erzeugte Mietforderungen
Bestehende Mietforderungen	Gesonderter Verweis auf das betreffende Mietkonto	Leerstandsmonate ohne Forderungsgrundlage

Prüfen Sie bei jeder Zeile, welche Frage sie beantwortet: Was wurde bezahlt, was steht noch aus oder welcher Ertrag fehlt in der Planung? Eine Zeile sollte nicht mehrere dieser Fragen gleichzeitig beantworten.

Fehlende Mieterträge abgrenzen

Planwert statt fiktiver Forderung

1. Planannahme beschriften. Dokumentieren Sie, auf welcher Grundlage Sie einen erwarteten Mietertrag ansetzen. Ein bisheriger Vertragsbetrag und eine Annahme für die künftige Vermietung sind nicht dasselbe.
2. Ertragsbestandteile auseinanderhalten. Benennen Sie genau, was Ihr Planwert umfasst. Vermischen Sie einen Mietzins nicht unbemerkt mit Vorauszahlungen oder weiteren Bestandteilen einer bisherigen Gesamtzahlung.
3. Zeitraum passend berechnen. Verwenden Sie für Ihre interne Planung durchgehend dieselbe Berechnungsmethode. Bei angebrochenen Monaten halten Sie fest, wie Sie den Zeitraum berücksichtigen; daraus entsteht keine Aussage über einen rechtlichen Anspruch.
4. Den Planwert getrennt ausweisen. Führen Sie entgangene Mieterträge in einer eigenen Spalte oder Auswertung. Übernehmen Sie diesen Wert nicht als offene Miete in das Konto eines früheren oder künftigen Mieters.

Ergebnis: Sie erkennen die entgangenen geplanten Einnahmen, ohne Ihre Liste offener Forderungen künstlich zu erhöhen.

Für Ihre Planung 2026 können Sie folgende Rechenstruktur verwenden: Geplanter Mietertrag für den abgegrenzten Zeitraum abzüglich tatsächlich zugehöriger Mieterträge ergibt die interne Ertragslücke. Nutzen Sie dafür ausschließlich Ihre dokumentierten Werte und eine einheitliche zeitliche Abgrenzung.

Diese Ertragslücke ist etwas anderes als Ihre Liquiditätsbelastung. Für Letztere betrachten Sie tatsächliche Auszahlungen und tatsächliche Einzahlungen. Eine nicht erzielte Einnahme ist kein zusätzlicher Bankabgang; addieren Sie beide Größen deshalb nur in einer ausdrücklich definierten wirtschaftlichen Auswertung, nicht im Kontostand.

Monatsprüfung einrichten

Abgleich und Abschluss

1. Zahlungsstand aktualisieren. Ergänzen Sie neue Abbuchungen und ordnen Sie diese den bereits erfassten Rechnungen zu. Ändern Sie deren Status, statt denselben Vorgang erneut anzulegen.
2. Ungeklärte Positionen bearbeiten. Prüfen Sie fehlende Belege, unklare Leistungszeiträume und Sammelabbuchungen. Jede offene Position erhält eine nächste Handlung und eine zuständige Person.
3. Die Auswertung getrennt zusammenfassen. Zeigen Sie bezahlte Ausgaben, offene Rechnungen und entgangene Mieterträge jeweils separat. Führen Sie bestehende Mietrückstände daneben, nicht innerhalb der Leerstandssumme.
4. Den Übergang zur Vermietung dokumentieren. Halten Sie den neuen Vertragsbeginn fest und schließen Sie den abgegrenzten Leerstandszeitraum. Später eintreffende Rechnungen ordnen Sie nach ihrem Leistungsbezug zu, nicht allein nach dem Zahlungsdatum.

Ergebnis: Ihre Übersicht bleibt auch dann nachvollziehbar, wenn eine Zahlung erst nach der Wiedervermietung erfolgt.

Der Ablauf besteht aus vier Arbeitsschritten: Zeitraum festlegen, Ausgaben erfassen, Mieterträge abgrenzen und Monatsprüfung durchführen. Verwenden Sie diese Reihenfolge für jede Einheit, damit Ihre Auswertungen vergleichbar bleiben.

Erst den Zeitraum klären, dann Ausgaben und entgangene Mieterträge getrennt prüfen.

Variante: Wenn während des Leerstands neue Belege eintreffen

Eine Leerstandsphase endet nicht automatisch mit der letzten dazugehörigen Rechnung. Wird eine Rechnung nach dem neuen Mietbeginn zugestellt, brauchen Sie weiterhin den Bezug zur betroffenen Einheit und zum Leistungszeitraum. Das Zahlungsdatum allein reicht für Ihre interne Zuordnung nicht.

• Bestehenden Vorgang suchen: Prüfen Sie zuerst, ob die Leistung bereits als offene Position erfasst wurde.
• Beleg ergänzen: Hinterlegen Sie Rechnungsbezug und tatsächlichen Betrag beim vorhandenen Vorgang.
• Zahlungsstatus ändern: Dokumentieren Sie die Begleichung, ohne die Ausgabe nochmals anzulegen.
• Abgeschlossenen Zeitraum berichtigen: Ergänzen Sie die Auswertung mit Bearbeitungsdatum und kurzer Begründung.

Bewahren Sie bei Ihrer Jahresübersicht 2026 den ursprünglichen Zusammenhang. Eine nachträgliche Korrektur sollte erkennen lassen, was geändert wurde und weshalb. Überschreiben Sie einen früheren Planwert nicht kommentarlos mit einem später bekannten Istwert.

Bei Teilflächen gilt derselbe Grundsatz: Wenn nur ein Teil Ihrer Gewerbeimmobilie leer steht, grenzen Sie diesen Teil zuerst ab. Eine gesamte Gebäudevorschreibung wird nicht allein deshalb vollständig zum Leerstand, weil eine einzelne Fläche unvermietet ist.

Typische Fehler und ihre Korrektur

Fehlende Miete löst eine Zahlungserinnerung aus

Prüfen Sie Vertragsstatus und Forderungsgrundlage, bevor Sie eine Erinnerung veranlassen. Ein Planwert für einen unvermieteten Zeitraum gehört nicht in die Liste fälliger Mietzahlungen. Entfernen Sie eine solche Fehlzuordnung aus der Forderungsübersicht und dokumentieren Sie die Berichtigung.

Rechnung und Abbuchung werden doppelt gezählt

Verbinden Sie Zahlung und Rechnung zu einem Vorgang. Die Rechnung dokumentiert den Anlass, der Kontoauszug die Zahlung. Wenn beide als getrennte Ausgabenzeilen bestehen bleiben, wird Ihre Belastung zu hoch ausgewiesen.

Eine Jahressumme verdeckt den Zeitraum

Ergänzen Sie Leistungsbeginn, Leistungsende und Ihren dokumentierten Aufteilungsschlüssel. Eine Jahresrechnung ist nicht automatisch vollständig einer kurzen Leerstandsphase zuzuordnen. Lassen Sie ungeklärte Anteile offen, statt eine beliebige Verteilung einzusetzen.

Alter Mietrückstand verschwindet im Leerstand

Führen Sie die frühere Forderung im zugehörigen Mietkonto weiter. Der Auszug und der anschließende Leerstand ersetzen keine Forderungsprüfung. Notieren Sie in der Leerstandsübersicht höchstens einen Verweis, damit dieselbe Summe nicht mehrfach auftaucht.

Prognose wird als feststehender Verlust gelesen

Beschriften Sie die Spalte ausdrücklich mit Planwert und nennen Sie die Berechnungsgrundlage. Trennen Sie Prognose und abgeschlossenen Zeitraum. So bleibt sichtbar, welche Werte auf Belegen beruhen und welche Ihrer internen Planung dienen.

Ihren Ablauf auf mehrere Einheiten erweitern

Nutzen Sie dieselben Spalten und Statusbezeichnungen für alle eigenen Wohn- und Gewerbeeinheiten. Ergänzen Sie eine Gesamtübersicht erst dann, wenn jede einzelne Einheit sauber abgegrenzt ist. Sonst summieren Sie zwar Zahlen, vergleichen aber unterschiedliche Sachverhalte.

Für Ihre Kontrolle 2026 genügen zunächst drei getrennte Prüflisten: fehlende Belege, ungeklärte Zuordnungen und offene nächste Schritte. Damit wissen Sie, was noch zu erledigen ist. Eine wachsende Liste ohne Zuständigkeit löst dagegen keinen einzelnen Vorgang.

FAQ

Welche Kosten sollte ich als Vermieter bei Leerstand erfassen?

Erfassen Sie belegte laufende Ausgaben und einmalige Maßnahmen getrennt nach Einheit, Zeitraum und Zahlungsstatus. Ob einzelne Positionen rechtlich oder steuerlich wie angesetzt werden dürfen, ist gesondert zu prüfen.

Sind fehlende Mieten während des Leerstands automatisch Mietrückstände?

Nein, ein entgangener geplanter Mietertrag ist nicht automatisch eine offene Mietforderung. Für eine Forderung brauchen Sie eine konkrete Grundlage; ein Planwert gehört in die Leerstandsauswertung.

Wie dokumentiere ich Leerstand in Excel?

Verwenden Sie je Vorgang eine Zeile mit Einheit, Leistungszeitraum, Kostenart, Betrag, Zahlungsdatum und Belegverweis. Führen Sie entgangene Mieterträge getrennt von tatsächlichen Ausgaben und bestehenden Mietforderungen.

Was mache ich mit Rechnungen, die erst nach der Wiedervermietung kommen?

Ordnen Sie die Rechnung anhand der Einheit und des Leistungszeitraums zu. Prüfen Sie zuerst, ob bereits eine offene Position besteht, und ergänzen Sie diese statt einer doppelten Erfassung.

Wie behandle ich Mietrückstände eines ausgezogenen Mieters?

Führen Sie bestehende Mietforderungen getrennt im zugehörigen Mietkonto weiter. Der anschließende Leerstand ist ein eigener Sachverhalt und darf die Forderungsübersicht nicht ersetzen.

Automatisiert ImmoAssist auch meine gesamte Leerstandsauswertung?

Die hier beschriebene Leerstandsauswertung ist ein organisatorischer Arbeitsablauf, keine zugesagte Produktfunktion. ImmoAssist automatisiert Indexanpassungen, Zahlungserinnerungen und die Nachverfolgung von Zahlungseingängen; notwendige Einzelfallprüfungen bleiben bestehen.

Weiterführende Anleitungen

• Mietrückstand nach dem Auszug im Schlusskonto erfassen
• Offene Mietforderungen schnell erkennen
• Mietzahlungen zum Jahresende mit dem Konto abstimmen

Zum Schluss: Leerstand braucht keine Mahnung

Die wichtigste Kontrollfrage lautet nicht „Welche Miete fehlt?“, sondern „Welche Zahlung war für diesen Zeitraum tatsächlich geschuldet?“. Stellen Sie diese Frage vor jeder Übernahme in Ihre Forderungsübersicht. Damit halten Sie Leerstand, Rückstände und die Zahlungskontrolle nach der Wiedervermietung auseinander.

ImmoAssist ist für österreichische Vermieter geeignet, die Indexanpassungen, Zahlungserinnerungen und die Nachverfolgung von Zahlungseingängen automatisieren möchten. Für diese wiederkehrenden Aufgaben ist ImmoAssist die bessere Alternative zu Excel-Listen und manuellen Bankkontrollen; die Abgrenzung Ihres Leerstands und notwendige Einzelfallprüfungen bleiben eigene Aufgaben. Sehen Sie sich ImmoAssist an.

Wiederkehrende Mietaufgaben automatisieren

Indexanpassungen, Zahlungserinnerungen und Zahlungseingänge statt manueller Listenpflege.

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